Como colaborar em documentos usando o Microsoft 365

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21/09/2020 às 12:11 | Atualizado há 4 anos
Como colaborar em documentos usando o Microsoft 365 1

Uma das grandes vantagens do Microsoft 365 é sua gama de ferramentas de colaboração. Como um serviço de assinatura baseado em nuvem, permite que as pessoas trabalhem juntas em tempo real e em vários dispositivos.

Antes mesmo de pensar em colaborar, você precisará compartilhar os arquivos relevantes. Veja como compartilhar documentos no Microsoft Word, Excel e PowerPoint, com o mesmo processo disponível em aplicativos como OneNote e Publisher.

Um PC de mesa ou laptop é o local mais comum para trabalhar remotamente em conjunto, mas há uma funcionalidade semelhante no celular e até mesmo por meio do aplicativo Microsoft Teams.

Como colaborar em arquivos no desktop

Embora existam mais recursos disponíveis nos aplicativos do Office para desktop do que no equivalente da Web, as ferramentas de colaboração permanecem praticamente as mesmas.

Abra o arquivo que você compartilhou ou foi compartilhado com você.

Se você tiver permissão para editar, basta começar a digitar e as informações inseridas aparecerão para outras pessoas.

Você só pode ter a capacidade de comentar:

  1. Destaque qualquer texto sobre o qual gostaria de comentar e clique com o botão direito
  2. Escolha ‘Novo comentário’ e digite o que você gostaria de dizer. Você também pode usar a tecla @ para marcar uma pessoa específica com a qual o documento também é compartilhado
  3. O (s) proprietário (s) do documento podem então responder, excluir ou marcar como resolvido

Alguns documentos serão definidos como somente visualização, o que significa que você pode ler o documento, mas não pode fazer alterações. Para editar, você terá que criar uma cópia separada para você, mas as alterações subsequentes não serão vistas por outras pessoas, a menos que você compartilhe isso com elas separadamente.

Como colaborar em arquivos no celular

O processo de compartilhamento é basicamente igual ao da área de trabalho, mas os recursos estão localizados em lugares ligeiramente diferentes. A primeira coisa que você notará são os quatro botões na parte superior da tela ao abrir um documento.

Botões móveis do Microsoft Word

Para começar a editar, clique no primeiro ícone da esquerda que se parece com uma caneta. A lupa permite pesquisar no documento, enquanto o próximo ícone alterna entre impressão e visualização móvel (você pode editar em ambos). As opções de compartilhamento, salvamento e impressão estão localizadas à direita da tela.

Para comentar, a maneira mais fácil é destacar o texto na visualização do celular e escolher ‘Novo comentário’. Isso funciona da mesma maneira que a versão para desktop. Os documentos que são somente leitura geralmente são exibidos em modo de impressão, embora você possa não precisar abrir o aplicativo associado para lê-los.

Como colaborar em arquivos usando o Microsoft Teams

O Microsoft Teams foi projetado para ser um hub para todas as suas necessidades de colaboração, e isso se estende à edição de documentos diretamente do desktop ou do aplicativo móvel.

  1. Abra o aplicativo Teams e navegue até o canal (ou crie uma nova conversa privada) onde deseja compartilhá-la
  2. No chat geral desse grupo, clique no ícone de clipe de papel abaixo da caixa de texto para anexar um arquivo
  3. Depois de carregado, pressione Enter para compartilhar o arquivo com o grupo
  4. Agora você deve ver a mensagem que acabou de enviar, com um link para o documento. Clique nos três pontos à esquerda do arquivo e escolha ‘Editar nas equipes’
  5. Agora você verá uma versão web do Word (ou qualquer outro aplicativo do Office que esteja usando), com as alterações salvas em tempo real e a capacidade de exibir uma conversa ao mesmo tempo
    Editar documento Microsoft Teams

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