Como criar mensagens prontas no WhatsApp para vender mais

Use o WhatsApp Business, não o WhatsApp comum

O recurso de mensagens prontas mora dentro do WhatsApp Business, versão do aplicativo voltada para empresas, prestadores de serviço e negócios em geral. As respostas rápidas não aparecem no WhatsApp tradicional usado para conversas pessoais. No app empresarial, é possível cadastrar textos pré-definidos para perguntas que surgem o tempo todo: prazo de entrega, formas de pagamento, endereço, link para o catálogo, status do pedido e políticas de troca, por exemplo.

Nesse mesmo pacote entram também a mensagem de saudação e a mensagem de ausência. A saudação chega quando alguém entra em contato com a empresa pela primeira vez ou depois de um período sem conversa. Já a mensagem de ausência entra em cena para avisar que, naquele momento, ninguém está atendendo — típico cenário de fora do horário comercial, feriados, recesso ou intervalo de almoço.

Crie mensagens prontas no WhatsApp Business

Para salvar mensagens prontas direto no celular, abra o aplicativo WhatsApp Business e vá até a área de ferramentas voltadas para a conta comercial. No Android, toque nos três pontinhos no canto superior direito e siga o caminho Configurações > Ferramentas comerciais. No iPhone, o caminho fica em Configurações > Ferramentas comerciais, na parte inferior da tela.

1. Abra o menu Ferramentas comerciais.
2. Toque em Respostas rápidas para acessar a lista de atalhos.
3. Toque no botão + para adicionar uma nova resposta salvando um texto do zero.
4. Escreva a mensagem que você quer deixar pronta para uso recorrente.
5. Defina um atalho, como /horario, /frete ou /pagamento, que será digitado durante a conversa.
6. Adicione palavras-chave, quando o app mostrar esse campo, para facilitar a busca da mensagem depois.
7. Salve a configuração para que o atalho passe a aparecer na sua lista.

Depois desse processo, a resposta entra no seu “cardápio” de mensagens prontas e fica disponível em qualquer conversa vinculada àquela conta. Um exemplo que costuma ser útil no dia a dia: você cria a mensagem “Nossos prazos de entrega variam de 3 a 5 dias úteis, dependendo da região” e associa ao atalho /prazo. Quando o cliente perguntar quanto tempo demora para chegar, basta digitar esse atalho, puxar o texto e enviar.

Envie as mensagens prontas na conversa

Com as respostas rápidas configuradas, o envio fica a poucos toques de distância. O WhatsApp Business oferece duas formas principais de usar esse recurso durante o atendimento. A mais prática no dia a dia é digitar uma barra (/) no campo de mensagem: assim que o caractere aparece, a tela exibe a lista de atalhos salvos. Ao escolher um deles, o texto completo é preenchido automaticamente no campo de digitação, e ainda é possível fazer ajustes pontuais antes de finalmente tocar em enviar.

O outro caminho é abrir uma conversa e usar o menu de anexos: toque em Anexar > Respostas rápidas. Em seguida, selecione a mensagem desejada para preencher o campo de texto. Esse método é útil quando você esquece o atalho exato, mas lembra o assunto. Em qualquer um dos dois jeitos, o conteúdo não precisa sair engessado: vale personalizar com o nome da pessoa, incluir um detalhe específico do pedido, mudar um prazo negociado ou adaptar o tom da conversa antes de disparar a mensagem.

Configure mensagem de saudação e ausência

Para manter o atendimento rodando mesmo quando ninguém está com o celular na mão, entram em jogo as mensagens automáticas do próprio WhatsApp Business. Elas também ficam reunidas na área de Ferramentas comerciais. A lógica é simples e separa dois momentos distintos: saudação para receber novos contatos ou clientes que estavam inativos, e ausência para deixar claro quando o seu negócio não está disponível para responder na hora.

1. Abra o menu de Ferramentas comerciais na conta do WhatsApp Business.
2. Escolha entre Mensagem de saudação ou Mensagem de ausência, de acordo com o que quer configurar naquele momento.
3. Ative a opção de envio automático da mensagem selecionada.
4. Edite o texto da mensagem com as informações que fazem sentido para sua operação.
5. Defina para quem a mensagem será enviada, escolhendo entre todos, contatos específicos ou grupos de pessoas.
6. Escolha o horário de funcionamento, no caso da mensagem de ausência, sempre que esse ajuste aparecer nas opções.
7. Salve as alterações para que a automação entre em vigor.

Na configuração da mensagem de ausência, há a opção de escolher se o aviso será disparado sempre que estiver ativado ou apenas em janelas específicas, como fora do expediente definido. Esse ajuste reduz ruído, evita expectativa de resposta imediata em horários em que ninguém está no plantão e organiza a fila de quem entrou em contato durante a noite, fins de semana ou datas em que a empresa está fechada.

Edite, organize e use as mensagens para vender mais

Criar mensagens prontas não serve só para cortar caminho na digitação. A ideia central é ganhar velocidade sem sacrificar clareza e precisão das informações. Por isso, é recomendável revisar os textos com frequência e atualizar principalmente o que aparece mais no atendimento: preço, condições de entrega, política de trocas, modelo de agendamento, acesso ao catálogo, formas de pagamento aceitas, orientações de suporte e etapas de pós-venda. Como o WhatsApp Business permite guardar até 50 respostas rápidas, faz sentido separar os atalhos por tema para não virar bagunça.

Outra prática eficiente é colocar informações realmente úteis logo na primeira resposta enviada. Em vez de começar com um texto vazio, use algo que já encaminhe a conversa, com horário de atendimento, link direto para o catálogo, prazo médio de resposta ou um pedido de detalhes que ajudem a resolver o suporte mais rápido. No fluxo de vendas, as respostas rápidas entram em momentos como follow-up, confirmação de pedido, envio de código de rastreio e disparo de ofertas pontuais. Em operações maiores, ferramentas externas como Chatplus, Zenvia, SocialHub, RD Station Conversas, Disparo Pro e Infobip ampliam a automação com recursos de CRM, funis de venda, campanhas e distribuição dos contatos entre múltiplos atendentes.