Hoje em dia, o e-mail, virou a principal caixa de entrada para conversar com muitas pessoas. Nessas horas, aprender como limpar a caixa de e-mail é essencial, para saber como gerenciar suas conversas e não perder nada. Veja abaixo 10 dicas, que você pode fazer em qualquer serviço de e-mail.
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10 dicas sobre como limpar a caixa de e-mail
1. Regras de configuração, filtros ou rótulos
Atualmente, todos os serviços de e-mail, possuem regras , filtros ou um sistema de rotulagem que permite mover e organizar os e-mails recebidos. Use essas ferramentas pata organizar sua caixa de entrada.
Ajuste o que é mais importante, deixe tudo organizado o máximo possível, e isso pode ajudar você a ganhar tempo. Siga algumas dicas abaixo:
- Mova e-mails importantes e sem importância para uma pasta própria.
- Realce ou defina prioridade para determinados endereços. Por exemplo, uma regra pode ser criada para destacar qualquer usuário em seu catálogo de endereços.
- Filtre palavras de spam comuns que chegam à sua caixa de entrada.
- Em programas que oferecem suporte a regras, marque as mensagens que não são importantes para manter sua caixa de entrada limpa e evitar que você fique sobrecarregado ao abrir o e-mail pela primeira vez.
- Se estiver recebendo muito spam, filtre seu e-mail
Essas dicas simples, já são os primeiros passos para aprender como limpar a caixa de e-mail, vamos aprender algumas outras.
2. Não tenha medo de excluir
Depois de ler o e-mail, sempre tome medidas sobre o que fazer com ele. Não salve-o para mais tarde ou mova-o para uma pasta para lidar com isso mais tarde.
Se você não puder agir no e-mail, delegue-o a outra pessoa ou adie-o para mais tarde naquele dia, e se possível apague ele.
Todos os e-mails não precisam de resposta e não há motivo para salvar e-mails que serão excluídos posteriormente. Então, não tenha medo de apagar. Algumas pessoas guardam muitos e-mails desnecessários, que serão apagados em algum momento.
3. Respostas automáticas e perguntas frequentes
Se você estiver usando a mesma resposta várias vezes, considere criar uma lista de suas respostas frequentes que você pode copiar e colar. Ou tente usar uma ferramenta para ajudar a tornar a resposta a esses e-mails ainda mais rápida.
Usar esse tipo de ferramenta, pode ajudar a poupar espaço desnecessário. Algumas pessoas, guardam e-mails antigos com respostas modelo, sendo que é mais fácil usar as ferramentas que o próprio serviço oferece. Vamos ver mais algumas dicas sobre como limpar a caixa de e-mail abaixo.
4. Mantenha simples
Muitas vezes as pessoas complicam seus e-mails criando pastas diferentes para organização. Mas ao final do processo, eles não aprendem como limpar a caixa de e-mail, e acabam usando pastas desnecessárias e acumulam mais lixo digital.
Se não houver como contornar sua necessidade de pastas no e-mail, use as regras para filtrar suas mensagens nas pastas. As pastas podem economizar centenas de horas que você gasta pensando e organizando cada um dos e-mails que recebe.
5. Sempre dê respostas curtas e rápidas
Ao responder seus e-mails, tente responder o mais rápido possível e não gaste muito tempo em um e-mail individual. Sugerimos não gastar mais de cinco minutos em um único e-mail e evitar qualquer coisa com mais de três parágrafos.
Respostas curtas podem ajudar você a aprender como limpar a caixa de e-mail, isso por que ao organizar tudo você vai saber onde colocar determinado e-mail.
6. Seu e-mail não é um calendário ou lista de tarefas
Muitas vezes a caixa de entrada de uma pessoa está cheia porque ela a trata como um calendário ou uma lista de tarefas. Não use seu e-mail para isso. Tenha um programa ou documento separado para as coisas que você precisa fazer ou que acompanhe seu calendário de eventos.
Além disso, outra dica essencial para aprender como limpar a caixa de e-mail, é por apagar os e-mails lembretes que são enviados por calendários ou reuniões virtuais.
7. Cancele a assinatura de boletins informativos e desative as notificações
Embora você possa ter tido boas intenções ao assinar um boletim informativo ou outra lista de e-mail, elas costumam distrair e muitas vezes atrapalham seu e-mail. Cancele a inscrição de qualquer boletim informativo que não tenha lido.
O mesmo vale para notificações de sites de redes sociais como Facebook e Twitter. Desative todas as notificações sobre postagens feitas em seu mural, novos amigos ou seguidores, que enchem sua caixa de entrada e o distraem.
8. Não responda a spam
Se o spam passar pela sua proteção ou regras, nunca responda a ele, exclua imediatamente, para não acumular coisas desnecessárias. Mesmo que certo e-mail peça algum tipo de resposta, não responder vai evitar golpes e vai ajudar a aprender como limpar a caixa de e-mail de modo simples.
9. Veja tudo cuidadosamente
Tente ler seus e-mails pelo menos uma vez por dia ou a cada hora, dependendo da quantidade de e-mails que você recebe.
Se você tiver alguma notificação sobre novos e-mails recebidos, desative-os ou feche seu programa de e-mail ou página da web de e-mail. Gastar muito tempo olhando os e-mails, pode fazer com que você não se desfaça dele, isso pode acumular mais lixo.
10. Excluir um pouco mais
Finalmente, se depois de seguir todos os passos acima você ainda tiver e-mails com semanas de idade, exclua-os. Se você tiver dificuldade em excluir e-mails, crie uma pasta e mova todos os e-mails antigos para essa pasta.
Agora diga para nós, conseguiu aprender como limpar a caixa de e-mail? Teve dúvidas ou dificuldades ao seguir o processo? Diga para nós nos comentários abaixo.