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- A tecnologia está revolucionando a gestão documental, automatizando processos e reduzindo tempo perdido.
- Você pode otimizar a produtividade da sua equipe com soluções digitais para organização de documentos.
- Empresas que adotam essas tecnologias ganham em eficiência, redução de riscos e tomada de decisões mais ágeis.
- A gestão documental inteligente também atende a exigências regulatórias como a LGPD e normas de ESG.
Você já parou para pensar em quanto tempo sua equipe perde procurando documentos? Estudos mostram que a gestão documental nas empresas ainda é um desafio, com colaboradores gastando horas preciosas em busca de informações perdidas. Mas calma, nem tudo está perdido! A tecnologia está transformando esse cenário, permitindo que as empresas otimizem seus processos e foquem no que realmente importa: a estratégia e o crescimento.
A Transformação da Gestão Documental nas Empresas
Há alguns anos, um estudo da PwC e do Radicati Group revelou que gestores perdiam, em média, um mês por ano procurando informações mal armazenadas. As equipes, por sua vez, gastavam de 5% a 15% do tempo lendo documentos e até 50% procurando por eles. Além disso, colaboradores desperdiçavam cerca de duas horas diárias buscando contratos, notas fiscais e e-mails extraviados. E, para piorar, dois terços das informações guardadas pelas empresas eram consideradas obsoletas.
Felizmente, essa realidade está mudando. Antes, a gestão documental nas empresas era feita em arquivos físicos e controles manuais. Hoje, a tecnologia assume o protagonismo, automatizando tarefas operacionais e permitindo que o setor de gestão documental desempenhe um papel estratégico nas organizações. Essa mudança é visível em empresas de todos os portes e segmentos.
A digitalização em larga escala, as ferramentas de automação e os sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos (GED) estão revolucionando a forma como as empresas lidam com seus arquivos. Atividades repetitivas, como classificação, indexação e busca de arquivos, são executadas com mais rapidez e precisão, reduzindo falhas humanas e aumentando a rastreabilidade da informação. Se você está pensando em modernizar essa área, vale a pena conferir como a TI pode provisionar aplicativos na nuvem, o que facilita muito a gestão.
O impacto da tecnologia na gestão documental nas empresas vai além da eficiência. A automação permite que os profissionais se concentrem em atividades que geram mais valor, como análise de dados documentais, apoio a auditorias, gestão de riscos, inteligência regulatória e criação de fluxos personalizados para áreas como jurídico, compras e RH.
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O Papel Estratégico da Gestão Documental
A transformação digital não se resume a digitalizar papéis. Trata-se de mudar a lógica do setor, de um suporte burocrático para uma função crítica no planejamento e execução das metas da empresa. A tecnologia deve servir para embasar decisões, e não apenas para executar tarefas.
Em um mercado onde agilidade, transparência e conformidade são diferenciais competitivos, a gestão documental nas empresas deixa de ser coadjuvante e assume um papel de destaque na estratégia corporativa. Essa mudança também responde a um contexto regulatório e de negócios cada vez mais exigente. A segurança da informação, a LGPD, as normas de ESG e a governança corporativa exigem que a gestão documental seja não apenas organizada, mas inteligente.
A área de gestão documental se torna, assim, uma alavanca de produtividade e inteligência de negócios. Os dados que antes ficavam esquecidos em pastas físicas ou armazenamentos pouco eficientes ganham vida, contribuindo para decisões mais rápidas e embasadas. E por falar em decisões baseadas em dados, você sabia que o Google está preparando novidades para o Gboard, com funções de edição inteligente? Imagine o impacto disso na organização dos seus documentos!
Com essa nova visão, os riscos operacionais e jurídicos são reduzidos, a experiência dos colaboradores melhora e abre-se espaço para a inovação nos processos internos. O que antes era custo e gargalo se transforma em um ativo estratégico, capaz de sustentar o crescimento e a competitividade das empresas em um ambiente cada vez mais orientado por dados. Além disso, com a gestão documental otimizada, você garante que sua empresa esteja sempre alinhada com as melhores práticas, como as que vemos na construção de uma camada de orquestração de IA robusta.
Em resumo, a tecnologia está transformando a gestão documental nas empresas, permitindo que as equipes se tornem mais estratégicas e focadas em gerar valor. Ao automatizar tarefas repetitivas e garantir a segurança da informação, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir riscos e tomar decisões mais inteligentes, impulsionando o crescimento e a competitividade no mercado.
Primeira: Este conteúdo foi auxiliado por Inteligência Artificiado, mas escrito e revisado por um humano.
Segunda: Via TecMundo
