Que a tecnologia está em tudo, isso ninguém dúvida mais. Para quem trabalha em escritório, ela é essencial para desenvolver os trabalhos do dia e acompanhar as tarefas. Como as equipes costumam ser formadas por muitas pessoas, utilizar um software para ver os outros estão fazendo e as próximas etapas se tornou uma prioridade.
No Word e no Excel até é possível fazer anotações e designar tarefas, porém, de maneira muito manual e limitada. Por essas ferramentas, o gerente não consegue, por exemplo, enviar notificações ou fazer análises mais profundas, a não ser que dedique algum tempo a isso. Entenda a seguir quais são as vantagens de usar um software de gestão de projetos
Garante visibilidade do trabalho
Nos dias atuais, dificilmente o trabalho de uma pessoa não irá impactar no de outra. Em geral, um profissional precisa começar uma demanda assim que outro termina, ou ainda em paralelo, sendo necessário entender um pouco sobre o que o time está produzindo. Para orquestrar todas essas demandas, o sistema de gestão é um ótimo aliado.
Há várias ferramentas de gestão de projeto, sendo que cada uma tem seus próprios recursos, mas o conceito por trás é o mesmo. Elas possuem telas intuitivas e fáceis de serem navegadas, onde todos conseguem ver as tarefas que foram designadas, o que foi planejado, o que está sendo feito e muito mais.
A visibilidade costuma ser em níveis, isso é, em poucos cliques os profissionais podem obter mais informações. Dessa forma, a equipe pode concentrar tudo o que se refere ao andamento do trabalho em um só lugar
Aumenta a produtividade
Embora o Excel seja bastante útil, muitas vezes, ele requer algum tempo para que sejam configuradas as fórmulas e outros recursos. Para saber o andamento de um projeto, por exemplo, seria necessário colocar o total de tarefas e calcular quantos “concluídos” foram feitos.
Em um software de gestão, essa informação é obtida de maneira mais fácil. Conforme os profissionais vão preenchendo o sistema, é possível visualizar o progresso do projeto. Ou seja, a ferramenta permite economizar tempo com tarefas mais simples e utilizá-lo em atividades mais estratégicas.
Automatiza o processo
Nos gestores de processo, os líderes conseguem designar as tarefas para cada profissional e acompanhar tudo de perto. A própria ferramenta emite alertas quando alguém é designado, e também avisa quando uma tarefa está para vencer.
Por meio da automatização do trabalho, é mais fácil cumprir os prazos, já que existem esses alertas. Ninguém precisará olhar todos os dias as tarefas em um calendário ou planilha estática. Assim, o projeto se torna mais inteligente e rastreável.
Além do mais, a automatização permite aumentar o engajamento da equipe. Segundo pesquisa da monday.com, 81% dos profissionais acreditam que esse tipo de organização do fluxo das tarefas faz com que o envolvimento do time seja maior.
Mostra a produtividade do time
Os softwares de gestão também permitem saber o quanto uma equipe é produtiva. Em geral, os sistemas mostram quanto tempo o profissional levou em uma tarefa, o que ajuda a prever as tarefas e dimensionar a capacidade do time.
Saber quanto tempo as pessoas demoram para fazer algo é um aspecto que influencia ainda na precificação. Muitos gestores perdem parte da lucratividade por calcular mal o desempenho da equipe. Em outras palavras, eles acreditam que algo será entregue mais rapidamente e, por isso, cobram um valor, quando, na verdade, precisam fazer ajustes durante o projeto. O ideal é cobrar do cliente o quanto será gasto e uma área para imprevistos, dessa forma os riscos financeiros irão ser muito menores.
Gera relatórios
Além de ter visibilidade no dia a dia, os sistemas de processo são capazes de gerar relatórios com os principais indicadores do trabalho. Isso é bastante útil, ainda mais nas empresas em que o cliente deseja saber o status do trabalho com alguma frequência, como mensal. Basta alguns cliques para ter acesso à informação e poder usá-la em uma apresentação.
Como visto, os softwares para acompanhar o trabalho vieram para trazer agilidade e mais dados aos gestores. Porém, não são apenas eles que ganham. Os profissionais envolvidos com o projeto, que podem ver o que toda a equipe está fazendo, e os clientes que querem ver o desenvolvimento da entrega também são beneficiados. Não é à toa que a maior parte das empresas utiliza uma ferramenta desse tipo atualmente.
