Como programar mensagem no WhatsApp Business: ausência, saudação e envio agendado

1. Na aba Ferramentas, toque em Mensagem de saudação.

2. Ative Enviar mensagem de saudação.

3. Edite o texto. No Android, toque em Mensagem de saudação e confirme com OK; no iPhone, toque na seção Mensagem e confirme com Salvar.

4. Em Destinatários, escolha Todos, Todos, exceto... ou Somente…. A opção que deixa de fora quem está na agenda se chama Todos, exceto meus contatos no Android e Excluir meus contatos no iPhone.

5. No Android, toque em Salvar.

A regra de envio é definida pelo WhatsApp: a saudação sai na primeira interação e de novo depois de 14 dias sem conversa com aquela pessoa. Quem escreveu nos últimos 14 dias não recebe outra vez. Por isso ela funciona como boas-vindas, e não como lembrete.

1. Ferramentas › Mensagem de ausência › Horário: Fora do horário de atendimento. Em Destinatários: Todos.

2. Texto da ausência: "Oi! Recebemos sua mensagem fora do nosso horário. Atendemos de segunda a sábado, das 9h às 18h. Amanhã a gente responde com seu pedido. Se for urgente, diga a data da entrega."

3. Texto da saudação, configurada à parte: "Olá! Que bom ter você aqui. Me conte o que procura e a data que precisa."

Com isso, um cliente que escreve às 21h recebe a ausência. Um cliente novo recebe a saudação uma vez, e só volta a recebê-la depois de 14 dias sem conversa. Antes de deixar rodando, confira se o horário escrito no texto bate com o horário cadastrado no perfil: se um mudar e o outro não, o cliente recebe uma informação errada.

Repare no limite do exemplo: a ausência não resolve o caso de lembrar uma cliente específica de retirar o bolo amanhã às 8h. Isso é envio programado, e o app não faz. As saídas estão abaixo.

Como fazer no iPhone: automação com o app Atalhos

O Atalhos, app gratuito da Apple que já vem no iPhone, consegue disparar uma ação num horário marcado. A parte da automação funciona assim:

1. Abra o Atalhos e toque na aba Automação. Se já houver automações, toque no + no canto superior direito.

2. Toque em Criar Automação Pessoal e escolha o acionador Hora do Dia.

3. Defina o horário e, se quiser, a Repetição: Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente. Toque em Seguinte.

4. Toque em Adicionar Ação, escolha as ações e toque em Seguinte e depois em OK.

5. Para a automação rodar sem pedir confirmação, abra-a, desative Perguntar Antes de Executar, toque em Não Perguntar para confirmar.

Atenção à ação do WhatsApp: guias não oficiais mostram uma ação de enviar mensagem do WhatsApp dentro do Atalhos, mas nem a Apple nem o WhatsApp a documentam, e não há confirmação de que ela envie pelo número do WhatsApp Business, e não pelo WhatsApp comum. Antes de confiar num lembrete importante, faça um envio para o seu próprio número e veja o que acontece.

Outros limites do Atalhos: o iPhone precisa estar ligado na hora marcada, e a Apple informa que a automação pessoal é específica do aparelho. Ela entra no backup do iCloud, mas não aparece em outro iPhone ou iPad.

Como fazer no Android: o risco dos apps de agendamento

O Android não tem um recurso oficial equivalente para o WhatsApp Business. O que existe são apps de terceiros, que costumam pedir permissão de acessibilidade para tocar nos botões do WhatsApp por você. Essa permissão dá ao app acesso ao que aparece na tela, incluindo conversas e dados de clientes. Há também o risco de o número ser bloqueado por uso de ferramenta não oficial. Para um número que é o canal de vendas da empresa, o mais seguro é não instalar.

Para muitos clientes: a API oficial

Quem precisa disparar lembretes e avisos em quantidade está fora do que o app foi feito para fazer. O WhatsApp separa os dois produtos: o app Business é para pequenas empresas que conversam com os clientes pessoalmente, e a WhatsApp Business Platform é para empresas médias e grandes que se comunicam em escala por acesso programático. Na prática, o agendamento fica no sistema que a empresa contrata e que se conecta à plataforma; o WhatsApp só entrega a mensagem.

No computador

A configuração de ausência e saudação descrita aqui é a do celular. Faça os ajustes pelo app no Android ou no iPhone.

A opção Fora do horário de atendimento não aparece. O horário de atendimento ainda não está definido no perfil comercial. Cadastre os dias e horários de funcionamento e volte a Horário.

A mensagem de ausência não chega ao cliente. Confira se o celular está conectado à internet: o WhatsApp exige o aparelho online para enviar a ausência. Celular desligado ou sem sinal fica sem responder. Confirme também se a chave Enviar mensagem de ausência está ligada.

A automação do Atalhos só manda notificação. Esse é o comportamento padrão: na hora marcada, o iPhone pede para você tocar e executar. Desative Perguntar Antes de Executar. Só alguns acionadores permitem rodar sozinhos, e Hora do Dia é um deles.

A automação sumiu no outro aparelho. Não sumiu: ela é do iPhone em que foi criada e não sincroniza. Crie de novo no outro aparelho, se precisar.