Como automatizar o WhatsApp Business de graça, com textos prontos por negócio

Preencha o horário de atendimento no perfil comercial

O perfil comercial é a ficha pública da empresa: nome, descrição, endereço, categoria e horário. É a base de tudo, porque dois recursos dependem dele. Sem horário definido, a opção Fora do horário de atendimento da mensagem de ausência não aparece, e o app não gera as respostas rápidas padrão com endereço e horário.

1. Abra o Perfil comercial no WhatsApp Business.

2. Toque no ícone de lápis do campo Horário de atendimento.

3. Escolha entre Horário selecionado (dias e horas em que a empresa abre, com horário diferente por dia, se precisar), Sempre aberta ou Somente com hora marcada.

4. Toque em Salvar.

Aproveite e complete descrição e endereço. Quanto mais completo o perfil, menos gente escreve só para perguntar se você está aberto.

Ative a mensagem de saudação

A saudação é a primeira resposta que o cliente recebe, sem você tocar no celular. O WhatsApp envia o texto para quem escreve pela primeira vez e para quem volta depois de 14 dias sem conversar. Quem falou com você nos últimos 14 dias não recebe de novo.

1. Abra a aba Ferramentas e toque em Mensagem de saudação.

2. Ative Enviar mensagem de saudação.

3. Toque em Mensagem de saudação para editar o texto e confirme em OK.

4. Em Destinatários, escolha Todos, Todos, exceto meus contatos, Todos, exceto... ou Somente….

5. Toque em Salvar.

Para negócio que atende muito cliente novo, Todos, exceto meus contatos evita que fornecedor, familiar e cliente antigo salvo na agenda recebam a apresentação.

Configure a mensagem de ausência

A ausência responde quando você não pode atender: de madrugada, no fim de semana ou durante um serviço. O texto pode sair sempre, num período programado ou só fora do expediente.

1. Na aba Ferramentas, toque em Mensagem de ausência.

2. Ative Enviar mensagem de ausência.

3. Toque na mensagem, edite o texto e toque em OK.

4. Em Horário, escolha Enviar sempre, Horário programado (bom para férias ou feriado) ou Fora do horário de atendimento, que usa o horário do Passo 1.

5. Em Destinatários, escolha uma das mesmas quatro opções da saudação.

6. Toque em Salvar.

Crie as respostas rápidas

Resposta rápida é um texto salvo com um atalho. Você digita uma barra na conversa, escolhe o atalho e a mensagem aparece pronta para revisar e enviar. O WhatsApp permite até 50 respostas rápidas por conta.

1. Na aba Ferramentas, toque em Respostas rápidas.

2. Toque no ícone de +.

3. Em Mensagem, escreva o texto. No app de celular, dá para anexar imagem ou vídeo.

4. Em Atalho, digite uma palavra curta, como "pix" ou "endereco".

5. Toque em Salvar.

Para usar, abra a conversa, digite "/" no campo Mensagem e escolha o atalho. Outro caminho é o ícone de clipe e, em seguida, Respostas rápidas. O texto entra no campo e você pode editar antes de enviar, por exemplo para trocar o valor do frete.

Resposta rápida apagada não volta. Guarde uma cópia dos textos num bloco de notas ou documento fora do WhatsApp.

Organize os clientes em listas

As antigas etiquetas estão virando Listas, e a mudança chega aos poucos para cada conta. Elas servem para saber, de relance, em que pé está cada conversa: pedido novo, pagamento pendente, entregue. O limite é de 20 listas.

1. Na aba Ferramentas, toque em Listas.

2. Toque em Nova lista.

3. Dê um nome (ou aceite uma sugestão do app) e, se quiser, escolha uma cor.

4. Adicione pessoas ou grupos e toque no ícone de confirmação.

Para colocar um cliente numa lista depois, toque e segure a conversa, toque no ícone de lista, marque a lista certa e confirme em OK. As listas também ajudam a mandar a mesma mensagem de marketing para um grupo de clientes de uma vez.

Monte o catálogo de produtos ou serviços

O catálogo é a vitrine dentro do WhatsApp e aparece no perfil comercial. Serve para produto e também para serviço, e aceita coleções para agrupar itens (lanches, bebidas e combos, por exemplo).

1. Na aba Ferramentas, toque em Catálogo.

2. Toque em Adicionar item.

3. Toque em Adicionar fotos e vídeos. O WhatsApp aceita até 10 arquivos por item, com vídeo de até 50 MB.

4. Escreva o nome do item. Cada item precisa de nome único e de pelo menos uma imagem.

5. Preencha o País de origem, que é obrigatório.

6. Se quiser, inclua preço, preço promocional, descrição, link do site e código do item, e salve.

O item só fica visível depois de uma análise do WhatsApp. O campo de preço existe só em alguns países: use se a opção aparecer na sua conta. O app também permite enviar o catálogo numa conversa, gerar um QR code e criar um link curto para divulgar o número.

Com os seis passos feitos, o cliente que escreve fora do horário recebe a ausência, o cliente novo recebe a saudação, e você responde as dúvidas repetidas com dois toques.