Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo e os apps que facilitam

Na prática, a maioria dos MEIs precisa só da primeira linha dessa tabela. Serviço é o grosso da categoria, e é o único caso em que o processo foi padronizado para o país inteiro — antes, cada prefeitura tinha o próprio portal, cada uma com um cadastro diferente.

• Cliente é empresa (CNPJ): obrigatório. A exceção é quando a empresa compradora emite a nota de entrada.

• Cliente é órgão público: obrigatório, sempre.

• Venda pela internet ou para outro estado: obrigatório, mesmo que o comprador seja pessoa física. É o caso de quem vende por marketplace e envia pelos Correios ou transportadora.

• Cliente é pessoa física (CPF): opcional — até ele pedir. Pelo Código de Defesa do Consumidor, se o cliente pede, você emite.

Mesmo quando a nota não é obrigatória, registre a venda. Sem esse histórico, comprovar renda para financiamento, empréstimo ou aluguel vira um problema, e a garantia do que você vendeu fica sem lastro.

Com a conta pronta, o fluxo é curto:

1. Entre com login e senha e ative o desbloqueio por biometria, que evita digitar senha a cada nota.

2. Toque em Emitir NFS-e.

3. Informe CPF ou CNPJ do cliente — esse campo é opcional.

4. Preencha o valor do serviço e confirme.

Se o serviço for ligado a obra, abra Informações adicionais e preencha o endereço do empreendimento, o município e o número do Cadastro Nacional de Obras (CNO) emitido pela Receita Federal. Sem o CNO, a nota de obra não fecha.

• Inscrição estadual, solicitada na Secretaria da Fazenda do seu estado;

• Credenciamento na Fazenda para usar o emissor;

• Certificado digital de pessoa jurídica, que assina o documento.

O certificado vem em dois formatos. O A1 é um arquivo instalado no computador, com validade de 12 meses. O A3 é físico, em cartão ou token, e vale até 36 meses. Para quem emite do próprio computador, o A1 é mais prático; o A3 faz sentido para quem troca de máquina ou divide o acesso.

Quem vende pouco tem uma saída sem certificado: a NFA-e, a nota avulsa, emitida direto no site da Fazenda estadual. Ela exige inscrição estadual, mas dispensa o certificado — serve bem para quem faz uma ou duas vendas por mês e não quer pagar por um emissor.

Vender por marketplace conta como venda pela internet. Ou seja: a nota é obrigatória, mesmo que quem comprou seja pessoa física. Se você vende produto por esse caminho, é NF-e, com inscrição estadual — não adianta emitir NFS-e de serviço para tapar o buraco, porque são documentos diferentes e a operação não bate.

Um critério honesto para decidir: se você emite até umas dez notas por mês e não controla estoque, os portais gratuitos dão conta e o ERP é dinheiro parado. O sistema pago começa a fazer sentido quando você digita o mesmo pedido duas vezes — uma no controle de vendas e outra na nota — ou quando o estoque precisa baixar sozinho a cada venda. É a repetição que justifica a mensalidade, não o tamanho da empresa.

• Cancelar a nota no painel do sistema em que ela foi gerada e emitir outra correta;

• Emitir uma nota complementar, quando faltou valor;

• Emitir uma nota de ajuste, para corrigir informação.

O prazo de cancelamento varia conforme o município ou o estado. Passado o limite, o cancelamento deixa de ser um clique e vira processo administrativo. Por isso vale a regra chata: confira os dados na tela de revisão antes de confirmar, principalmente CNPJ do cliente e valor.