Como emitir nota fiscal no Simples Nacional: guia prático

Entenda qual nota fiscal sua empresa deve emitir

A chamada nota fiscal do Simples Nacional não é um modelo único. O documento varia de acordo com o tipo de operação. Na prestação de serviços, a nota fiscal eletrônica é a NFS-e, vinculada ao ISS, tributo de competência municipal. Na venda de produtos, o documento padrão é a NF-e, usada na circulação de mercadorias entre empresas; em vendas no varejo, entra em cena a NFC-e. Em operações de transporte de cargas, surge ainda a necessidade de CT-e. Escolher o modelo errado está entre os motivos mais usuais de rejeição na hora de transmitir a nota.

Outro ponto é separar porte de empresa de regime tributário. Siglas como MEI, ME e EPP indicam o porte; Simples Nacional mostra como os tributos são recolhidos. O Simples reúne impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP em uma única guia, a DAS, mas essa unificação não dispensa a emissão de nota fiscal quando a operação exige o documento.

Separe os requisitos antes do primeiro acesso

Antes de emitir a primeira nota fiscal no Simples Nacional, a empresa precisa conferir se toda a base cadastral já está pronta. Em serviços, o mínimo inclui inscrição municipal e cadastro no portal adotado pela prefeitura ou no Emissor Nacional da NFS-e, quando houver adesão. Em operações com mercadorias, a exigência passa por inscrição estadual e credenciamento na SEFAZ do estado onde a empresa está estabelecida. Quem atua tanto com produto quanto com serviço muitas vezes precisa manter os dois cadastros ativos.

Outro item recorrente é o certificado digital e-CNPJ. Os modelos praticados no mercado são o A1, instalado no computador ou hospedado em nuvem, e o A3, gravado em token ou cartão. Nas orientações consultadas, o certificado aparece como obrigatório na emissão de NF-e. Para NFS-e, o certificado pode aparecer como requisito ou como forma de acesso indicada pelo portal, conforme o sistema adotado pelo município. Ter o CNAE correto no CNPJ, a base de clientes completa e o cadastro de produtos bem preenchido com antecedência reduz falhas na rotina.

• CNPJ ativo e enquadrado no Simples Nacional;
• Inscrição municipal para serviços ou estadual para mercadorias;
• Certificado digital e-CNPJ A1 ou A3, quando exigido;
• Dados do cliente: CPF ou CNPJ, endereço e e-mail;
• Cadastro de produtos ou serviços com classificação correta.

Faça o cadastro no portal certo: prefeitura, gov.br ou SEFAZ

O credenciamento varia conforme a atividade. Para NFS-e, o processo é municipal, com um ponto específico para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional: a partir de 01/09/2026, a emissão de notas fiscais de serviço pelo Emissor Nacional da NFS-e passa a ser obrigatória para esse grupo. O acesso ao emissor nacional ocorre pela conta gov.br com nível prata ou ouro ou por certificado digital e-CNPJ A1. A nota pode ser gerada diretamente no portal web ou via ERP integrado por API.

Na NF-e de mercadorias, o credenciamento continua concentrado na SEFAZ estadual. Cada estado define seu próprio fluxo de cadastro. Há unidades da federação que fornecem emissor gratuito; outras exigem o uso de software emissor homologado. Nas cidades em que a prefeitura não aderiu ao padrão nacional da NFS-e, a orientação de rotina é checar a regra local com a própria administração municipal ou com a contabilidade. Sem o credenciamento inicial, a nota não chega nem à etapa de validação.

Preencha a NFS-e de serviço no Emissor Nacional

Na emissão de serviços, a peça central do preenchimento é a classificação correta do serviço prestado. A NFS-e exige dados do prestador, dados do tomador, descrição detalhada do serviço, valor e a alíquota de ISS prevista na legislação do município. Também entra na ficha o código adequado da Lista de Serviços da LC 116/2003. Um desvio comum é usar um código ligado apenas ao CNAE principal da empresa sem comparar se ele descreve o serviço efetivamente cobrado naquela nota.

No portal, o tomador aparece identificado por CPF ou CNPJ. Em alguns fluxos, o sistema preenche automaticamente nome e endereço, e o emissor assume a tarefa de revisar dados de contato e município da prestação. Depois de conferir a tributação, a empresa conclui a emissão; o status Autorizada confirma a validade da nota em todo o território nacional. Em seguida, o XML já aparece liberado para download imediato.

Preencha a NF-e de mercadoria com CFOP, NCM e CSOSN

No comércio de mercadorias, a lógica da NF-e segue outro roteiro. Depois de acessar o emissor com o certificado digital configurado, a empresa cadastra o destinatário com CNPJ ou CPF, endereço e, quando existir, inscrição estadual. Na sequência, inclui os produtos com valor unitário e os códigos fiscais obrigatórios. Os principais campos são NCM, CFOP e CSOSN. O NCM tem 8 dígitos e identifica a mercadoria; quando o código está ausente ou inválido, a nota pode ser barrada com a Rejeição 778.

O CFOP define a natureza da operação. Um exemplo recorrente é o 5.102, usado para venda de mercadoria adquirida para revenda em operação dentro do estado. Já o CSOSN, exclusivo do Simples Nacional, indica a situação tributária do ICMS. Quando o CRT assume o valor 1, que corresponde ao Simples Nacional, o campo correto de preenchimento é o CSOSN, e não o CST. Depois da revisão de todos os dados, a nota é transmitida para a SEFAZ e passa a ter validade com o status Autorizada e a chave de acesso de 44 dígitos.

• CRT 1: Simples Nacional;
• CRT 2: Simples Nacional com excesso de sublimite de receita bruta;
• CSOSN 101: tributada com permissão de crédito;
• CSOSN 102: tributada sem permissão de crédito;
• CSOSN 103: isenção do ICMS para faixa de receita bruta;
• CSOSN 201, 202 e 203: situações com substituição tributária;
• CSOSN 300, 400, 500 e 900: imune, não tributada, substituída ou outras situações.

Revise o preenchimento fiscal antes de transmitir

Preencher a nota fiscal do Simples Nacional com todos os campos fiscais corretos reduz rejeições, diferenças no DAS e risco de autuação. Na NF-e, os campos fiscais citados com mais frequência são CFOP e CSOSN; em alguns sistemas, essas regras ficam parametrizadas. Há plataformas que montam a tributação em camadas: regra geral por natureza de operação, exceção por NCM ou produto e, quando necessário, tratamento de ICMS-ST por estado de destino. Nesses cenários, o tipo de produto ajuda a puxar o CFOP automaticamente, desde que o cadastro esteja coerente.

No cadastro de produto, entram informações como NCM, tipo de produto e unidade de medida. O CFOP não costuma ser um campo fixo dessa ficha: ele pode ser trazido pela regra fiscal ou informado no momento da emissão. Em NFS-e, a revisão passa por código de serviço, descrição, alíquota de ISS e enquadramentos do Simples. Em qualquer modelo de nota, dados incorretos do cliente, descrição incompleta e classificação tributária errada aparecem entre as causas mais frequentes de rejeição na autorização.

Transmita, confira o status e salve XML e DANFE

Na etapa final, a nota segue para o órgão responsável. Na NF-e, a transmissão vai para a SEFAZ; na NFS-e, para a prefeitura ou para o Emissor Nacional. O retorno com o status Autorizada indica que o documento passou na validação. Na NF-e, a autorização gera a chave de acesso de 44 dígitos. Na NFS-e, surgem número da nota, código de verificação e o XML pronto para download.

Depois da autorização, o passo seguinte é baixar e guardar o XML, arquivo oficial da nota, e o DANFE, quando existir. As orientações consultadas divergem sobre o prazo de guarda: uma fonte fala em pelo menos 5 anos, enquanto outra indica armazenamento eletrônico de no mínimo 11 anos. Como o documento pode ser exigido em fiscalização, a prática mais segura é manter a organização por competência e cópias de segurança. XML não gerado ou corrompido elimina a validade jurídica do documento.