Como sair do Simples Nacional ou evitar a exclusão

Entenda se a saída é por opção própria ou por exclusão

O primeiro passo é separar duas situações distintas. A saída por opção ocorre quando a empresa decide deixar o Simples Nacional por conta própria. Isso costuma acontecer quando o negócio conclui que outro regime passa a fazer mais sentido financeiramente ou quando precisa informar uma vedação prevista em lei. Já a exclusão de ofício entra em cena quando a Receita Federal, o estado ou o município identifica que a empresa não atende mais aos requisitos para continuar no regime.

Os motivos mais frequentes de exclusão são débitos tributários, faturamento acima do limite, exercício de atividade não permitida, sócio pessoa jurídica, sócio domiciliado no exterior, participação societária incompatível, falhas cadastrais e descumprimento de obrigações acessórias, como o envio de declarações obrigatórias. No Simples Nacional, o limite anual é de R$ 360 mil para microempresa e de R$ 4,8 milhões para empresa de pequeno porte. Se a empresa ultrapassa esse teto ou entra em alguma vedação legal, a permanência no regime deixa de ser admitida.

Peça a saída voluntária no Portal do Simples Nacional

Quando a empresa decide sair do Simples Nacional por iniciativa própria, o pedido é feito online. Abra o serviço Comunicar Saída do Simples ou Comunicação de exclusão do Simples Nacional no Portal do Simples Nacional e registre a exclusão da empresa. Para acessar os sistemas do portal, o contribuinte pode ter de gerar um código de acesso específico diretamente no sistema.

O efeito da comunicação varia conforme a data. Se a empresa informa a saída em janeiro, a exclusão passa a valer desde 1º de janeiro daquele mesmo ano. Se o pedido for feito em qualquer outro mês, a exclusão só começa a produzir efeitos em 1º de janeiro do ano seguinte. Quando a comunicação é obrigatória por causa de uma vedação prevista em lei, a data de início dos efeitos segue as regras da Resolução CGSN em vigor para aquele tipo de ocorrência.

Na prática, isso esclarece uma dúvida recorrente: a empresa consegue solicitar a saída em qualquer momento do ano, mas a mudança de regime nem sempre tem efeito imediato. Fora de janeiro, a saída voluntária normalmente só altera o enquadramento a partir do ano seguinte.

Consulte o Termo de Exclusão e o motivo da pendência

Quando a saída não é voluntária, o ponto de partida é descobrir por qual razão a empresa está sendo desenquadrada. O aviso costuma aparecer no DTE-SN, o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, e também pode ser conferido no e-CAC. No Portal do Simples Nacional, o caminho informado para o DTE-SN é Simples/Serviços > Comunicações > Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional. Ao acessar, a caixa postal eletrônica lista as mensagens e, quando existe exclusão, libera o termo e o relatório de pendências.

No e-CAC, o contribuinte também consulta a caixa postal, verifica processos e acompanha a situação fiscal. Em diversas situações, o termo vem acompanhado de um relatório com os débitos e outras irregularidades identificadas. Esse documento define o próximo passo porque mostra se o problema é dívida, faturamento acima do limite, atividade vedada, cadastro incorreto, quadro societário incompatível ou obrigação acessória em atraso. Sem esse detalhamento, não dá para escolher entre pagar, parcelar, corrigir dados ou contestar formalmente o ato.

Há um ponto crítico em relação a prazo: quando o termo é disponibilizado e ninguém acessa, a ciência pode ser considerada automática depois de 45 dias no DTE-SN. Deixar a caixa postal eletrônica sem acompanhamento não interrompe nem atrasa o andamento do processo.

Regularize débitos ou pendências dentro do prazo

Quando a exclusão está ligada a débitos, a empresa consegue evitar a saída se regularizar tudo dentro do prazo informado. As pendências podem ser quitadas à vista ou por parcelamento. A regularização é feita pelos sistemas Minhas Dívidas e Pendências ou Portal e-CAC, conforme o tipo de débito apontado no termo. Se a dívida estiver inscrita em Dívida Ativa da União, também pode existir a alternativa de transação tributária, conforme o edital em vigor.

Para exclusões relacionadas a débitos, o prazo de regularização informado é de até 90 dias contados da ciência do Termo de Exclusão. Antes, esse período era de 30 dias; a ampliação para 90 dias vale para débitos. Se nada é feito, a exclusão passa a produzir efeitos no ano-calendário seguinte ao da ciência do termo. Em materiais e orientações mais antigos, ainda aparecem referências a 30 dias, então a conferência precisa ser feita sempre no próprio termo e observando o tipo de pendência apontada.

Nos demais casos, como atividade não permitida, sócio pessoa jurídica, sócio domiciliado no exterior ou excesso de faturamento sem possibilidade de enquadramento em sublimites, a lógica muda: pode não existir espaço para “acertar” a situação dentro do Simples, e a empresa acaba obrigada a migrar diretamente para outro regime tributário.

Conteste a exclusão se você não concordar com o motivo

Se a empresa recebeu o termo, mas discorda do motivo indicado, existe caminho formal de defesa. A impugnação é protocolada no sistema Meus Processos, acessado com conta Gov.br de nível Prata ou Ouro. No ambiente de processo digital, é preciso clicar em Solicitar serviço via processo digital, selecionar a área Simples Nacional e MEI e escolher o serviço Contestar a exclusão de ofício do Simples Nacional.

Depois disso, é necessário abrir um processo específico para cada impugnação e solicitar a juntada dos documentos. Para o pedido, use Tipo de documento: Impugnação e Título: Exclusão do Simples. Também devem ser anexados o Termo de Exclusão, a impugnação assinada com os documentos que embasam a defesa, além de documentos de identidade e de representação. Se a exclusão decorrer de procedimento fiscal já instaurado, a orientação é anexar a impugnação diretamente no processo existente, cujo número aparece na notificação recebida.

O prazo para impugnar o termo emitido pela Receita Federal é de 20 dias úteis, contados a partir da ciência do documento. A decisão final sai por acórdão juntado ao processo digital e é enviada ao domicílio tributário da empresa. O serviço não tem cobrança de taxas e a análise pode levar até 360 dias corridos.

Escolha o novo regime: Lucro Presumido ou Lucro Real

Quando a saída do Simples Nacional se concretiza, a empresa passa a operar em outro regime tributário. Na prática, as alternativas mais citadas são Lucro Presumido e Lucro Real. O Lucro Presumido trabalha com base de cálculo presumida para IRPJ e CSLL, o que dá previsibilidade à apuração. Já o Lucro Real calcula esses tributos sobre o lucro efetivo, o que tende a ser vantajoso para empresas com despesas elevadas ou margem inferior à presunção.

A mudança exige mais do que marcar uma nova opção de enquadramento. Fora do Simples, os tributos deixam de ser recolhidos em uma única guia DAS e passam a ser apurados separadamente, com aumento de obrigações acessórias, mais datas de pagamento e bases de cálculo específicas. Em alguns cenários, a exclusão tem efeito retroativo, obrigando ao recálculo de tributos de períodos anteriores com base no novo regime, com acréscimos legais de juros e multa.

Na prática do dia a dia, sair do Simples Nacional para o Lucro Presumido ou para o Lucro Real funciona como uma reorganização fiscal completa: revisão de preços, margens, emissão de notas, códigos fiscais, fluxo de caixa e calendário de declarações entra na rotina de adaptação ao novo regime.